Ekspertkomisjon ülikoolis. Hävitame dokumente ekspertkomisjoniga ja ilma

Artikkel ilmus ajakirjas "Sekretär-assistent" nr 6. juuni 2017.
Kõik õigused kaitstud. Paljundamine, järgnev levitamine, ringhääling või kaabli kaudu artiklite avalikkusele toomine saidilt on autoriõiguse omaniku poolt lubatud ainult koos kohustusliku lingiga trükimeediale, märkides selle nime, numbri ja väljaandmise aasta.

Iga organisatsiooni töös tuleb varem või hiljem aeg, mil on vaja vanadest dokumentidest lahti saada ja uutele ruumi teha. Kuid arhiveerimisel puudub mõiste "vanad dokumendid". On ainult aegunud dokumente. Saate neist lahti saada, kuid mitte kõik korraga ja mitte kõik. Esiteks peate dokumendid üle vaatama ja esile tooma need, mida saab ohutult hävitada.

Ükskõik kui suur kiusatus kõik "vanad" dokumendid silma alt ära viia, ei tohiks seda kunagi teha - keegi ei ole tühistanud vastutust dokumentide säilitamise õigusaktide nõuete rikkumise eest. Vastavalt art. Koodeksi 13.25 Venemaa Föderatsioon haldusõiguserikkumiste kohta (edaspidi Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustik) võib juriidilise isiku rahatrahv ulatuda 200 kuni 300 tuhande rublani. Praktikas võib organisatsiooni ees tekkida vastutus, kui ta ei esita järelevalveasutuse nõudmisel ühtegi dokumenti, viidates asjaolule, et see on kadunud või hävinud. Sellepärast on dokumentide mõtlematu hävitamine riskantne.

Milliseid dokumente saab hävitada?

Dokumentide hävitamise üle otsustamisel tuleb juhinduda peamisest kriteeriumist - säilitusajast. Kui see on aegunud, saab dokumendi saata purustajale (või ahju), kui olete aegumiskuupäeva õigesti määranud.

Sellest reeglist juhindudes saate koostada nimekirja erineva "vanusega" dokumentidest, mis hävitatakse 2017. aastal:

Dokumente ei saa kohe hävitamiseks valida. Esiteks peate hindama selle väärtust. Sellisel juhul muutub säilivusaeg määravaks, kuid mitte ainsaks valikukriteeriumiks. Aegunud dokument võib olla edaspidises töös kasulik. Võimalik, et sellel võib olla teaduslik, isegi ajalooline väärtus. Selle kindlakstegemiseks ja seega ka säilivusaja pikendamiseks saab teha ainult ekspertiisikomisjoni (EÜ) läbi viidud väärtuse hindamise (EÜ).

Ekspertkomisjon: koosseis ja funktsioonid

EC ilmub organisatsioonis kohe pärast seda, kui juhtkond otsustab arhiivi luua. EK sekretär on alati arhivaar ja esimees on kas tippjuht, kellele ametnikud alluvad (näiteks haldusdirektor), või nagu meie näites, üldised küsimused... Kui seda ei leita, siis tegevjuht ise, kes kirjutab alla komisjoni loomise korraldusele (näide 1). Sama korraldusega saate kinnitada uue kollegiaalse organi määrused ja taotleda selle tööplaani. Kui korralduses ei ole märgitud EK loomise kuupäeva, loetakse, et komisjon töötab alates korralduse allkirjastamise kuupäevast.

1 Pole näidatud.

EK on kollegiaalne nõuandev organ organisatsiooni peadirektori alluvuses. "Kollegiaalne" tähendab, et komisjoni kuulub mitu ametnikku organisatsiooni töötajate hulgast, "nõuandvad" - ametnikud ei tee otsust, vaid soovitavad peadirektoril ainult seda või teist toimingut dokumentidega läbi viia ja selles kokku leppida.

Sekretär või arhivaar on juhtimisdokumentidest hästi teadlik, kuid organisatsiooni arhiivis on endiselt tohutu kiht personali dokumentide haldamise, raamatupidamise ja maksuaruandluse dokumente, organisatsiooni eritegevusega kaasnevaid dokumente. Kuna tegemist on sõltumatute dokumenteerimissüsteemidega, saavad neid hinnata ainult spetsialistid. Selleks luuakse ekspertkomisjon - pädevate (igaüks oma valdkonnas) ametnike koosolek.

EÜ peamine ülesanne organisatsioonis, mis ei ole riigi (munitsipaal) arhiivi omandamise allikas, on korraldada iga -aastane failide valik säilitamiseks ja hävitamiseks.

Organisatsioonides, mis on riigiarhiivi omandamise allikad, on EK funktsionaalsus laiem: komisjon suhtleb aktiivselt arhiiviasutuse ekspert- ja kontrollikomisjoniga, esitab neile kinnitamiseks juhtumite nomenklatuuride eelnõud, arhiivinventuurid, teeb ettepanekuid dokumentide säilitustähtaegade muutmiseks.

Olenemata ettevõtte tegevusvaldkonnast peab EÜ sisaldama järgmist:

Personaliosakonna juhataja;

Pearaamatupidaja;

Õigusosakonna juhataja;

Ettevõtte profiili järgi ametnik (tootmisjuht, ehitusjuht, peatehnoloog jne), kelle ülesanne on hinnata organisatsiooni põhitegevust käsitlevaid dokumente.

Iga EÜ koosolek protokollitakse (näide 2).

Kui väärtuse uurimine viiakse läbi esimest korda

Esimene väärtuse hindamine on alati ulatuslik sündmus. On vaja läbi vaadata kõik dokumendid, mis on organisatsiooni eksisteerimise aastate jooksul kogunenud. Samal ajal peab ekspertkomisjon tegutsema järjekindlalt.

■ Samm: valige dokumendid, mille jaoks väärtuse hindamine läbi viiakse.

Eksami praeguses etapis EÜ liikmed ei osale. See on arhivaari (asjaajaja, sekretär) ja ettevõtte struktuuriüksuste töötajate vastutusala. Nad eraldavad enne alustamist paberimajandusega täidetud dokumendid praegune aasta, nendelt, kes on veel töös.

■ 2. samm: jagame dokumendid aastate kaupa. See etapp on asjakohane esimesel EM -il, mil tuleb vaadata absoluutselt kõike, mis on kontoritööga lõpetatud.

Esimene asi, mida nad hakkavad korda tegema, on dokumentide jagamine aastate kaupa. Võib -olla olid nende dokumentide eest vastutavad töötajad seda varem teinud. Kui ei, siis peate seda nüüd tegema. Vastutavad endiselt arhivaar ja allüksuste töötajad, EK liikmeid on veel vara kaasata.

■ Samm: viime läbi eksami. Selles etapis peamine roll Eksamil mängivad EK liikmed, kes vaatavad läbi hindamiseks ettevalmistatud ja aastate kaupa jagatud dokumendid ning teevad otsuse: kas neil on praktiline (teaduslik, ajalooline) väärtus või mitte. Pärast seda kontrollib arhivaar seda osa dokumentidest, mis said staatuse "saab hävitada". Ta saab teada, kas nende dokumentide säilitustähtajad on lõppenud.

■ Samm: koostage eksami tulemused. Väärtuse uurimise tulemused registreeritakse esiteks juhtumite ja dokumentide inventuuris ning teiseks dokumentides hävitamiseks eraldamise aktis.

■ Samm: lepime kokku ja kiidame heaks inventarid ja aktid. Pärast väärtuse eksami tulemusi registreerivate dokumentide koostamist peetakse koosolek ekspertkomisjon... Sellel lepivad EÜ liikmed kokku inventariseerimises ja akti, mille järel peadirektor need kinnitab.

■ 6. samm: koostame dokumente ladustamiseks ja hävitamiseks. Organisatsiooni alles jäänud juhtumid ja dokumendid registreeritakse säilitamiseks. Neile, kes otsustatakse hävitada, korraldatakse ringlussevõtuprotsess.

Dokumentide hävitamise protsess

Dokumentide hävitamine toimub tavaliselt kahel viisil: põletamise või purustamise teel. Viimane - ainult tingimusel, et dokumente ei saa taastada. Ärge saatke dokumente lähimasse prügilasse, rebige neid lahti ega kasutage mustanditena.

Tavaliselt, dokumentide hävitamisse on kaasatud eriorganisatsioonid... Enamasti pakuvad need organisatsioonid hävitamise meetodina purustamist ja tekkinud jäätmeid saab kohe vanapaberina vastu võtta, tagastades sellega osa oma teenuste maksumusest. Kliendi soovil saab esineja hävitusprotsessi filmida. Dokumentide hävitamise ajal võivad kohal olla ka tellijaorganisatsiooni esindajad.

Organisatsiooniga, mis tegeleb dokumentide hävitamisega, koostatakse teenuste osutamise tüüpleping. Töövõtja pakub läbirääkimiste etapis lepingu standardvormi. Arhivaarilt nõutakse vaid seda, et leping sisaldaks klauslit, mis kinnitab, et töövõtja kohustub tagama hävitatud dokumentide konfidentsiaalsuse, kuna nende hulgas võib esineda juhtumeid, mis sisaldavad isikuandmeid, äri- või muud liiki saladusi. Et mitte raisata aega salastatud ja salastamata dokumentide sorteerimisel, mis jäävad peagi ainult laastudeks, tagavad töövõtjad vaikimisi konfidentsiaalsuse.

Dokumente saate hävitada ka iseseisvalt, kui tootmisvõimsus seda võimaldab, näiteks ettevõtte töökodades töötab ahi või tööstuslik purustaja. Katse dokumentidest vabaneda tavalise kontoripurustaja abil on hukule määratud, kui paberite maht ületab ühe kausta.

Dokumendi hävitamise seadus

Failide hävitamine valiku hetkest kuni purustajale saatmiseni on koostatud ühes dokumendis - akt, mis käsitleb arhiividokumentide hävitamiseks valimist, mis ei kuulu säilitamisele. Vorm on kinnitatud Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise, hankimise, arvestamise ja kasutamise korraldamise eeskirjadega valitsuse organites ja organites kohalik omavalitsus ja organisatsioonid lisas nr 21 (näide 3).

Nagu näitest näete, koosneb dokumentide hävitamise akt tinglikult kahest osast. Esimene on hävitamiseks eraldatud juhtumite ja dokumentide loetelu, teine ​​- teavitab sellest, kuidas täpselt dokumendid hävitati.

Lähme läbi ja kaalume põhireegleid selle ühtse vormi täitmiseks.

Akti esimene osa: registreerimise reeglid

1. Organisatsiooni nimi võib olla täielik või lühike. Peaasi, et aktis märgitud nimi oleks kooskõlas organisatsiooni põhikirjaga.

2. Dokumentide hävitamise aktid tuleb registreerida, nagu ka muud dokumendid. Aktile omistatakse seerianumber vastavalt vastavale registreerimisvormile. Toimingu kuupäev peab vastama selle heakskiitmise kuupäevale.

3. Seaduse kiidab heaks peadirektor.

4. Dokumendid valitakse hävitamiseks regulatiivsete õigusaktide alusel, mis määravad säilitustähtajad. Ja see ei ole ainult nimekiri 2010. Oleme lisanud töösse dokumendi, mis sisaldab säilitusperioode, et näidata, kuidas mitmed sellised dokumendid aktis välja näevad.

5. Teave hävitatud dokumentide kohta on tabelis.

Igale tabeli kirjele antakse järjenumber.

Juhtumi grupipealkiri paigutatakse teise veergu: "Arved" või "Tellimused ...". Samal ajal ei pea ümbriseid värvima vastavalt ladustamisüksustele. Veelgi enam, kui sama juhtum hävitatakse korraga mitme aasta jooksul, siis piisab, kui teha toimingusse ainult üks kanne (vt näite 3 kanne nr 3).

Kolmandas veerus märkige aastad, milleks dokumendid hävitatakse.

Inventuur, nagu juba mainitud, on arhiivi peamine raamatupidamisdokument. Kui hävitatud dokumendid kanti inventuuri, näidake neljandas veerus selle number, viiendas - hävitatud hoidlate seerianumbrid vastavalt käesolevale inventuurile (vt kanne nr 1). Viieaastase või lühema säilivusajaga dokumente ei kirjeldata, seetõttu pannakse nendesse veergudesse kriipsud (vt kirje nr 2). Kui see on organisatsioonis dokumentide esimene hävitamine ja inventuurid pole veel koostatud, siis saab mõlemad veerud (neljas ja viies) tabelist eemaldada - neile pole veel midagi lisada.

Hävitatud säilitusüksuste arv näidatakse iga juhtumi kohta eraldi.

Seitsmendas veerus märkige iga juhtumi salvestusperiood ja link selle allikale. Kuna sõna „Loetelu” veeru pealkirjas tähistab 2010. aasta nimekirja, tuleb tabelisse märkida ülejäänud allikate täielik või lühendatud nimi (vt kirje nr 4).

Veergu "Märkus" kasutatakse traditsiooniliselt igasuguste märkmete jaoks. Näiteks, et juhtum on elektrooniline (vt kanne nr 5).

7. Akti esimesele osale kirjutab alla arhiivi eest vastutav töötaja ja see esitatakse ekspertkomisjonile kinnitamiseks. Seejärel väljastatakse viisa koos viitega EÜ koosoleku protokollile, milles leping registreeritakse.

Dokumentide hävitamise akt on soovitav esitada peadirektorile kinnitamiseks kohe, vaatamata sellele, et akti teine ​​osa on endiselt tühi. Juht peab teadma, millised dokumendid peagi hävitatakse. Veelgi enam, tema teeb otsuse hävitamise kohta ja kinnitab selle heakskiitmistemplisse. Dokumentide hävitamine on pöördumatu protsess. Pabereid on pärast ringlussevõtule saatmist võimatu tagastada.

Teo teine ​​osa: disainifunktsioonid

See osa näitab täpselt, kuidas ja mis alusel dokumendid hävitati. 2015. aasta reeglitega kinnitatud hävitamisaruande vorm viitab sellele, et hävitamisega on seotud töövõtja. Seetõttu on teises osas märgitud dokumentide kaal (neid võetakse kaalu järgi, mitte salvestusüksuste kaupa), lepingu registreerimisandmed, hävitamise viis.

Kui organisatsioon hävitab dokumendid ise, näeb kirje välja nagu näites 4 näidatud.

Märge: dokumendid hävitati ametnike - EK liikmete - juuresolekul. Sellisel juhul ei ole vaja eraldi akti vormistada, vaid ka ilma järelevalveta on võimatu pabereid hävitada.

Kui hävitatakse ainult paberkandjal dokumente, jäetakse fraas „elektroonilisel andmekandjal” aktist välja. Märk „Raamatupidamisdokumentides on muudatusi tehtud” tähendab, et pärast dokumentide hävitamist tõstis arhivaar inventuurid, millest dokumendid hävitamisele saadeti, ja tegi vastavad märkused (näide 5).

Märge: varudes, erinevalt hävitamise aktist, esitatakse iga säilitusüksus eraldi. Eraldi saavad nad märkmeid. Kui nad hävitasid dokumente, mida inventuurides ei olnud, või akti koostamisel jäeti tabeli veerud 4 ja 5 välja, siis inventari märki maha ei panda.

Kui pole ekspertkomisjoni

Juhtub, et organisatsioonis puudub EK. Kõrval erinevatel põhjustel: ametnikud (potentsiaalsed osalejad) ei näe vajadust selle kollegiaalse organi loomiseks ja neil õnnestus direktor selles veenda või juht ise ei pea seda vajalikuks. Sellest hoolimata on sekretäri ülesanne korraldada kogunenud dokumentide hävitamine.

Seega, EK puudumisel tegutseb sekretär, kes täidab dokumentide hävitamise ülesande, täpselt vastavalt ülalkirjeldatud algoritmile, kuid hävitamise korral kinnitusviisa kohas ei osuta ta mitte protokolli, vaid kõik ametnikud, kellega tegu kooskõlastatakse. Dokumente ilma loata hävitada on võimatu. Kuid isegi kui vajalike osakondade juhid suhtuvad arhiveerimisse negatiivselt, vaatavad nad vastumeelselt hävitamiseks eraldatud dokumente. Sest nad teavad suurepäraselt, milliseid nende kontrolli all olevate isikute dokumente tuleks organisatsioonis hoida, mis tähendab, et neid ei tohi hävitada. Ja sekretär teavitab neid lahkelt vastutusest dokumentide säilitamise õigusaktide nõuete rikkumise eest.

Kokkuvõte

1. Dokumendid hävitatakse:

b) need, kes on läbinud ekspertkomisjoni hindamise.

2. Väärtuse uurimise tulemuste põhjal eraldatakse dokumendid edasiseks säilitamiseks ja hävitamiseks. Koostatakse vastavalt arhiivinventuurid ja eraldamistoiming arhiividokumentide hävitamiseks, mis ei kuulu säilitamisele.

3. Organisatsioon võib dokumente iseseisvalt hävitada (kui tootmisvõimsus seda võimaldab) või pöörduda spetsialiseeritud töövõtja poole.

4. Dokumentide hävitamise dokument koosneb kahest osast. Esimene sisaldab hävitatavate dokumentide loetelu (selle peab heaks kiitma tegevjuht). Teises osas pannakse maha hävitamise ja arhiivi raamatupidamisdokumentides asjakohaste muudatuste tegemise märgid.

5. EK puudumisel ei tohiks sekretär vastutust võtta ja hävitamist ise korraldada. Iga potentsiaalset komisjoni liiget tuleks teavitada eraldi ja tegutseda muul viisil samamoodi nagu EÜ olemasolul.

Kaitseministeeriumi peaarhiivi korraldus 05.05.2011 N 25-r

Vastavalt Moskva oblasti arhiivide peadirektoraadi 21. märtsi 2011. aasta korraldusele N 14-r "Moskva oblasti arhiivide peadirektoraadi ekspert- ja kontrollkomisjoni kohta":

Kinnitada lisatud määrused Moskva piirkonna arhiivide peavalitsuse ekspert- ja kontrollkomisjoni kohta.

Peadirektoraadi juhataja P.M. Petrov

Kinnitatud Moskva piirkonna peaarhiivi direktoraadi 5. mai 2011. aasta korraldusega N 25-r

MÄÄRUSED MOSKVA PIIRKONNA PÕHIARHIIVI OSAKONNA EKSPERTIDE KONTROLLIKOMISJONI KOHTA

1. Üldsätted

1.1. Moskva piirkonna peaarhiivi osakonna ekspert- ja kontrollikomisjon (edaspidi EPK) on alaline nõuandev organ, mis arutab teaduslikke ja metoodilisi küsimusi, mis on seotud dokumentide väärtuse uurimise ja nende arhiivifondi kaasamisega. Moskva oblast, samuti eriliste väärtuslike ja ainulaadsete dokumentide määratlusega.

1.2. KIK juhindub oma tegevuses Moskva oblasti seadusest 05.25.2007 N 65/2007-OZ "Arhiiviasjadest Moskva regioonis", määrustest Moskva piirkonna peaarhiivi kohta, Moskva oblasti arhiivide peadirektoraadi juhataja, föderaalse arhiiviagentuuri CEPC otsused, käesolevate määrustega.

1.3. Tema pädevuse piires tehtud EPC otsused kiidab heaks Moskva oblasti peaarhiivi osakonna juhataja, misjärel need jõustuvad ja on siduvad arhiiviasutustele ja teistele Moskva piirkonna organisatsioonidele.

KIK teeb iseseisvalt arhiividokumentide säilitustähtaegade määramisega seotud otsuseid, mida ei näe ette praegused juhtumite loendid, standard- ja ligikaudne nomenklatuur.

1.4. KIK -i koosseisu kinnitab Moskva piirkonna peaarhiivi osakonna juhataja. KIKi kuuluvad: KIK -i esimees, aseesimees, sekretär ja liikmed Moskva oblasti arhiivide peadirektoraadi, Moskva oblasti riigiarhiivi, Moskva oblasti täitevvõimu ja kohaliku omavalitsuse organite esindajate hulgast. , teadus-, haridus- ja muud organisatsioonid.

2. EPK põhiülesanded ja ülesanded

2.1. KIKi peamised ülesanded on:

2.1.1. Riigi- ja munitsipaalarhiivide omandamise allikate koosseisu, Moskva piirkonna arhiivifondiga seotud dokumentide tüüpide ja koostise kindlaksmääramine ning arhiivis säilitamiseks vastuvõtmine.

2.1.2. Moskva piirkonna arhiivifondi dokumentide koostamise ja optimeerimise kaalumine, otsuste tegemine teaduslikes, metoodilistes ja praktilistes küsimustes, mis puudutavad dokumentide väärtuse uurimist ja nende omandamist riigi-, munitsipaalarhiivid, organisatsioonide arhiivid.

2.1.3. Riigi- ja munitsipaalarhiivide ekspertkomisjonide (CEC, EC) tegevuse teadusliku ja metoodilise juhtimise rakendamine, organisatsioonid - riigi- ja munitsipaalarhiivi soetamise allikad.

2.1.4. Kaalumine problemaatilised küsimused dokumentide väärtuse uurimine ja nende omandamine riigi-, munitsipaal- ja organisatsiooniarhiivides.

2.1.5. Riigi- ja munitsipaalarhiivide töö tulemuste arvestamine unikaalsete dokumentide tuvastamiseks Moskva piirkonna arhiivifondis.

2.2. Vastavalt talle pandud ülesannetele arvestab KIK esitatud dokumente ja teeb otsuseid:

2.2.1. Teave heakskiidu kohta:

2.2.1.1. Organisatsioonide koondnimekiri ( üksikisikud) - Moskva piirkonna riigi- ja munitsipaalarhiivide omandamise allikad, samuti muudatused ja täiendused selles.

2.2.1.2. Organisatsioonide alalise ladustamise juhtumite kirjeldused - Moskva piirkonna riigi- ja munitsipaalarhiivide omandamise allikad.

2.2.1.3. Ligikaudsed ja tüüpilised organisatsioonijuhtumite nomenklatuurid - Moskva piirkonna riigiarhiivi omandamise allikad.

2.2.1.4. Seadused riigi-, munitsipaalarhiivis hoitavate dokumentide eraldamiseks hävitamiseks.

2.2.1.5. Ümberkujundatud ümbriste varud alaline tähtaeg Moskva piirkonna riigi- ja munitsipaalarhiivis talletatud hoiukoht.

2.2.1.6. Riigi- ja munitsipaalarhiivides talletatud eriti väärtuslike ja ainulaadsete dokumentide nimekirjad ja inventuurid, organisatsioonide esitatud eriti väärtuslikke juhtumeid käsitlevad inventuurid - Moskva piirkonna riigi- ja munitsipaalarhiivi soetamise allikad.

2.2.1.7. Püsiva ladustamise juhtumite kirjeldused, mis on koostatud Moskva piirkonna riigi- ja munitsipaalarhiivis.

2.2.2. Teave heakskiidu kohta:

2.2.2.1. Asutuste (üksikisikute) nimekirjad - riigi- ja munitsipaalarhiivide soetamise allikad, nimekirjade muudatused ja täiendused.

2.2.2.2. Organisatsioonide personali ja pikaajalise ladustamise juhtumite kirjeldused.

2.2.2.3. Juhised organisatsioonide kontoritööks - Moskva piirkonna riigi- ja munitsipaalarhiivi hankimise allikad.

2.2.2.4. Moskva piirkonna riigi- ja munitsipaalarhiivis säilitatud personali juhtumite inventuurid.

2.2.2.5. Kaotused, dokumentide korvamatu kahjustamine organisatsioonides - Moskva piirkonna riigi- ja munitsipaalarhiivi omandamise allikad.

2.2.2.6. Seadused organisatsioonide dokumentide hävitamiseks eraldamise kohta - Moskva piirkonna riigi- ja munitsipaalarhiivide hankimise allikad.

2.2.2.7. Arhiividokumentide kirjeldamise, varude töötlemise aktid.

2.2.2.8. Ligikaudsed, standardsed juhtumite nomenklatuurid ja organisatsioonide juhtumite nomenklatuurid - Moskva piirkonna riigi- ja munitsipaalarhiivide omandamise allikad.

2.2.2.9. Järeldused Moskva piirkonna riigi- ja munitsipaalarhiivis säilitatavate alalise ladustamise juhtumite ja personali inventuuride töötlemise otstarbekuse kohta.

2.2.2.10. Kohaliku omavalitsuse volitatud asutuse matmis- ja matuseküsimuste alal registreerimise raamatute (tuhaga matmisurnide) säilitamise ja üleandmise kord Moskva oblasti munitsipaalarhiivis alaliseks säilitamiseks.

2.2.2.11. Hauakivide (hauakivide) registreerimise näidisraamat, selle hooldamise ja alaliseks ladustamiseks ettevalmistamise kord.

2.2.3. Heakskiit:

2.2.3.1. Projektid õppevahendid dokumentide väärtuse uurimise ja riigi-, munitsipaalarhiivi, organisatsioonide arhiivi omandamise, dokumentide korraldamise kohta kontoritöös, mille on välja töötanud riigi- ja munitsipaalarhiivid, organisatsioonid - riigi- ja munitsipaalarhiivi soetamise allikad.

2.2.3.2. Riigiasutuste ja kohalike omavalitsusorganite, riigi- ja munitsipaalarhiivide, Moskva piirkonna organisatsioonide ettepanekud arendamiseks (töötlemiseks) normdokumendid ning metoodilised käsiraamatud dokumentide väärtuse kontrollimise ja nende omandamise kohta riigi-, munitsipaalarhiivides, organisatsioonide arhiivides, dokumentide korraldamisel kontoritöös, arhiividokumentide säilitustähtaegade määramise kohta, mida kehtivad nimekirjad ei näe ette, samuti seoses kehtestatud säilitusperioodide, Moskva piirkonna arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide ajutise säilitamise perioodidega.

2.2.3.3. Järeldused Moskva piirkonna omandisse kuuluvate dokumentide hankimise vajaduse kohta nende hilisemaks riiklikuks säilitamiseks.

2.2.3.4. Aruanded ja aruanded Moskva piirkonna täitevvõimu täitevorganite ja kohalike omavalitsusorganite ekspertkomisjonide (CEC, EC) töö kohta.

2.2.1. Regulatiivdokumentide ja metoodiliste käsiraamatute väljatöötamise (töötlemise) teostatavuse kohta dokumentide väärtuse uurimisel ja nende omandamisel riigi-, munitsipaalarhiivid, organisatsioonide arhiivid, dokumentide korraldamine kontoritöös, arhiividokumentide säilitamise aja määramine mida praegused nimekirjad ei näe ette, samuti kehtestatud säilitamistingimuste, Moskva piirkonna arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide ajutise säilitamise tingimuste muutmise küsimustes.

2.2.2. Lahendada dokumentide väärtuse uurimise ja nende riigi-, munitsipaalarhiivide, organisatsioonide arhiivide omandamise vastuolulisi küsimusi, mis tekivad Moskva piirkonna arhiivifondi säilitamiseks dokumentide valimisel ja ettevalmistamisel.

2.2.3. Põhineb aruannetel ja aruannetel Moskva piirkonna täitevvõimu täitevorganite ja kohalike omavalitsusorganite ekspertkomisjonide (CEC, EC) töö kohta.

3. EPC õigused

3.1. Nõuda riigi-, munitsipaalarhiividelt, organisatsioonide arhiividelt vastavust kehtivatele dokumentide väärtuse ja korralduse kontrollimise reeglitele kontoritöös, nõuda vajadusel toiminguid dokumentide hävitamiseks eraldamise kohta.

3.2. Anda Moskva piirkonna peaarhiivi osakonna juhtkonna ette dokumentide säilitamise, kogumise, arvestamise ja kasutamise eeskirjade rikkumises süüdi mõistetud isikute vastutusele võtmine.

3.3. Taotlege organisatsioonidelt ettepanekuid säilitamiseks ja hävitamiseks mõeldud dokumentide valimise metoodilistes ja praktilistes küsimustes, samuti koosolekute protokolle, neile esitatavaid materjale ja teavet riigiasutuste ja kohalike omavalitsuste ekspertkomisjonide (CEC, EC) tegevuse kohta Moskva oblastist.

3.4. Teavitage Moskva piirkonna riigivõimu ja kohalike omavalitsuste täitevorganite juhte, organisatsioone oma ekspertkomisjonide (CEC, EC) ja KIK-i tegevusest.

3.5. Soovitada riigi-, munitsipaalarhiividele, valitsusasutustele, Moskva piirkonna kohalikele ametivõimudele, organisatsioonidele võtta meetmeid püsiva ladustamise ja personali puuduvate failide (dokumentide) otsimiseks, nõuda juhtidelt kirjalikke selgitusi puudumise, kadumise või dokumentide ebaseaduslik hävitamine.

3.6. EPK esimees juhib selle tegevust ja vastutab EPK -le pandud ülesannete täitmise eest. KIK -i esimehele antakse õigus kutsuda komisjoni koosolekutele ja kaasata KIK -is käsitletavate üksikute küsimuste ettevalmistamisse riigi-, munitsipaalarhiivide, riigiasutuste, Moskva oblasti kohalike võimude spetsialiste ja teised organisatsioonid ekspertide ja konsultantidena.

3.7. EPK sekretäril on õigus nõuda, et esinejad järgiksid EPK tööeeskirju.

4. Ekspertiisikomisjoni töö korraldamine

4.1. EPC esimees on Moskva piirkonna peaarhiivi direktoraadi juhataja esimene asetäitja. EPK esimees juhib EPK tegevuse üldist juhtimist, juhatab EPK koosolekuid, vastutab EPK -le pandud ülesannete täitmise eest.

4.2. EPK sekretär nimetatakse ametisse Moskva oblasti arhiivide peadirektoraadi struktuuriüksuste töötajate hulgast, kes valmistavad ette küsimuste ettevalmistamise EPK arutamiseks.

4.3. Ekspertiisikomisjoni töö korraldamine toimub vastavalt Moskva piirkonna peaarhiivi osakonna riiklike ülesannete täitmise haldusnormidele ja käesolevale määrusele.

4.4. Töö Moskva oblasti arhiivide peadirektoraadi ja Moskva piirkonna riigiarhiivi töötajate KIKis on ette nähtud tööplaanides ja lisatasu ei allu.

Ekspertide töö eest, kes ei ole arhiiviasutuste ja -asutuste töötajad, saab tasuda lepingute alusel.

4.5. KIK korraldab oma tööd plaanipäraselt. KIKi iga -aastase tööplaani projekt on kooskõlastatud struktuuriüksused Moskva piirkonna peaarhiivi osakonnast. KIK -i sekretär korraldab aastaks tööd KIK -i kava eelnõu väljatöötamisel ja esitab selle kinnitamiseks KIK -i esimehele hiljemalt järgmisele eelneva aasta 1. detsembriks. Komisjoni sekretär teatab kord kvartalis KIK -ile iga -aastase tööplaani täitmisest.

4.6. EPK koosolekud toimuvad vähemalt kord kuus. Koosolek loetakse pädevaks, kui kohal on üle poole KIK -ist.

4.7. Dokumendid (käesoleva eeskirja punkt 2.2) esitatakse KIK -i sekretärile koos kaaskirjaga, millele on alla kirjutanud organisatsiooni juht või tema asetäitja (kodanik - üksikisikutele), ning vallaarhiivi juhi või volitatud töötaja järeldus. Moskva oblasti riigiarhiivi KIK -le esitatud dokumentide kvaliteedi kohta.

4.8. Esitatud dokumentide sisulisest käsitlemisest keeldumise põhjused on esitatud dokumentide täitmine, rikkudes GOST R 6.30-2003 "Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Ühtne organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni süsteem. Nõuded paberimajandusele" nõudeid Juhised kontoritöö kohta Moskva oblasti riigivõimu täitevorganites, Moskva oblasti riigiorganites, Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise, hankimise, arvestamise ja kasutamise korraldamise eeskirjad riigi ja omavalitsuste arhiivid, muuseumid ja raamatukogud, Venemaa Teaduste Akadeemia organisatsioonid (registreeritud Vene Föderatsiooni justiitsministeeriumi poolt 03/06/2007, N 9059).

4.9. Esitatud dokumentide sisuline läbivaatamine toimub 30 päeva jooksul alates kuupäevast, mil dokumendid Moskva piirkonna peaarhiivi osakonda laekusid.

4.10. Esineja EPK liikmete hulgast, Moskva oblasti arhiivide peadirektoraadi ja Moskva oblasti riigiarhiivi töötajad, kes vastutavad küsimuse ettevalmistamise eest EPK koosolekuks, samuti kaasatud eksperdid organisatsioonid, määrab EPK esimees.

4.11. Eelseisva koosoleku päevakorra projekti koostab KIK -i sekretär ja esitab selle kinnitamiseks KIK -i esimehele hiljemalt 5 tööpäeva enne koosolekut.

4.12. ERK otsuste eelnõud juhitakse EPK liikmete tähelepanu ja arutatakse selle koosolekul, pärast mida otsustatakse. KIK otsused tehakse iga vaadeldava küsimuse kohta eraldi kohalolevate komisjoni liikmete poolthäälteenamusega. Kui hääled jagunevad võrdselt, teeb otsuse EPK esimees.

ERK liikmete eriarvamused kajastuvad protokollis ja lisatakse sellele kirjalikult.

4.13. Aruannete esitamiseks EPC koosolekutel on aega kuni 15 minutit, kaasraportite puhul - kuni 10 minutit, sõnavõttude puhul - kuni 5 minutit.

4.14. EPK sekretär koostab hiljemalt 10 tööpäeva pärast EPK järgmist koosolekut koosoleku protokolli, väljavõtteid koosoleku protokollist ja esitab need ERK esimehele allkirjastamiseks.

4.15. Protokollile, millele on alla kirjutanud EPK esimees ja EPK sekretär, kinnitab Moskva piirkonna peaarhiivi osakonna juhataja.

4.16. Kontrolli liik ja teabe esitamise ajastus (kui see on vajalik) EPC otsuste rakendamise kohta määratakse reeglina otsuse tekstis, kui need puuduvad, kehtestab need EPC. esimees.

4.17. EPK otsuste kontrolli alt kõrvaldamise teostab EPK esimees vastavalt EPK sekretäri andmetele. Kontrollilt tehtud otsuste kontrollkaardid ja vastavate märkidega dokumendid on koondatud EPK kontrolli- ja viitekaarditoimikusse.

4.18. KIK -i sekretär korraldab raamatupidamis- ja operatiivkontrolli otsuste täitmise üle, laekunud dokumentide arvestamist aastal tähtajad, võtab vajalikke meetmeid, et vältida laekunud dokumentide täitmise tähtaegade rikkumist.

• Moskva oblasti peaarhiivi korraldus 10.11.2014 N 153-r Muudatustest Moskva oblasti Arhiivide Peadirektoraadi 09.29.2014 korralduses N 136-r "Muudatustest Moskva oblasti Arhiivide Peadirektoraadi 26.12.2013 korralduses N 135-r" Muudatuste kohta riiklikud ülesanded avalike teenuste osutamiseks (töö tegemiseks) Moskva oblasti peaarhiivi osakonna jurisdiktsiooni alla kuuluvad Moskva oblasti riigiasutused 2014. aastaks
• Kaitseministeeriumi peaarhiivi korraldus 29.09.2014 N 136-r Muudatuste kohta Moskva oblasti Arhiivide Peadirektoraadi 26. detsembri 2013. aasta korralduses N 135-r "Riiklike ülesannete kinnitamise kohta avalike teenuste osutamiseks (töö tegemiseks) Moskva oblasti riigiasutustele Moskva piirkonna peaarhiivi direktoraadi jurisdiktsioon 2014.
• Kaitseministeeriumi peaarhiivi korraldus 03.10.2013 N 103-r Muudatustest Moskva oblasti arhiivide peadirektoraadi 06.12.2012 korralduses N 81-r "Riigi ülesannete kinnitamise kohta avalike teenuste osutamiseks (töö tegemiseks) Moskva oblasti riigiasutustele jurisdiktsiooni alla Moskva piirkonna peaarhiivi direktoraadi 2013. aasta "
• Moskva oblasti peaarhiivi korraldus 25.04.2012 N 26-r Muudatuste kohta Moskva oblasti arhiivide peadirektoraadi 27. jaanuari 2012. aasta korralduses N 4-r "Moskva oblasti arhiivide pea direktoraadi suhtlemise korra kohta linnaosade kohaliku omavalitsuse volitatud organitega" ja Moskva piirkonna linnaosad, kui nad pakkusid eelarvete vahelist ülekannet 2012. aastal "
• Moskva oblasti peaarhiivi korraldus 11.08.2011 N 38-r Programmi heakskiitmise kohta, mis käsitleb Moskva oblasti arhiivide peadirektoraadi Moskva piirkonna riigiteenistujate osalemist loengu- ja konsultatsioonitöös arhiiviasjade juriidiliste teadmiste edendamiseks 2011. aastaks
• Ukraina tsiviilseadustiku korraldus 26.08.2014 N 13-R Tunnistades kehtetuks Moskva oblasti põhikontrolli direktoraadi 08.24.2011 korralduse N 27 "Haldusmääruste kinnitamise kohta, mis käsitlevad riigiteenuste osutamist kasutajatele teabe edastamiseks Moskva oblasti riiklikest ressurssidest ja infosüsteemidest Moskva oblasti põhikontrolli direktoraadi kohtualluvus "ja Moskva piirkonna põhikontrolli peadirektoraadi 12.03.2013 korraldused, punktid 1–3 N 5" Moskva oblasti põhikontrolli direktoraadi haldusmääruste kinnitamise kohta riigi ülesannete täitmine "
• Kaitseministeeriumi peaarhiivi 26. juuli 2011 korraldus N 33-r Moskva piirkonna peaarhiivi osakonna 18. veebruari 2011. aasta korralduse muutmise kohta N 9-r "Tööde ja teenuste loetelu kinnitamise kohta, mille kulusid saab katta eelarvest tehtud toetuste arvelt Moskva oblasti, et tagada 2011. aastaks Moskva oblasti munitsipaalpiirkondadele ja linnaosadele üle antud riigivolitused Moskva piirkonna varaga seotud arhiividokumentide ajutiseks säilitamiseks, soetamiseks, arvestamiseks ja kasutamiseks, mis on ajutiselt hoiustatud munitsipaalarhiivis. "