Как написат письмо. Этические нормы деловой переписки

С помощью деловой переписки происходит не только координация деловой деятельности, но и сбор необходимой информации для данной организации, которая будет востребована во время различных отчетных проверок. Поэтому в первую очередь в задачи административных сотрудников входит правильное ведение деловой документации, для чего разрабатываются различные внутренние инструкции и формы. Преимуществом стандартной формы является тот факт, что человек заполняет ее автоматически, тем самым экономя свое время и время компании.

Деловая переписка должна содержать:

Достоверную и полную информацию;
- краткое изложение за счет отсутствия повествования;
- нейтральный тон обращения, но в доброжелательной форме;
- логическую цепочку, а не эмоциональную оценку изложенным фактам.

Как написать деловое письмо?

Самое главное определиться, какой вид делового письма подходит для данной ситуации. Существует несколько его видов:

Напоминание;
- подтверждение;
- отказ;
- сопроводительное письмо;
- приглашение;
- гарантийное;
- информационное;
- письмо с извещением и распоряжением.

Как правило, ответа требуют такие деловые письма, которые в своем содержании имеют просьбу, предложение, обращение, запрос или требование.

Правила написания делового письма.

Очень важную эмоциональную нагрузку несет на себе тон делового письма, поскольку завуалированная неуважительность будет все равно проступать при безупречных приемах сообщения. Особенно внимательно следует писать деловое письмо содержащее отказ. В этом случае не следует констатировать отказ в самом начале письма. В первой части сообщения следует привести убедительные доводы в пользу своей точки зрения, для этого можно использовать такие формулы как

- «К сожалению, мы не можем удовлетворить вашу просьбу»;
- «Глубоко сожалеем, но не представляется возможным удовлетворить ваше пожелание» и т.д.

При отказе важно помнить, что в нашу задачу входит отказать, но не потерять заказчика, компаньона и др.

Итак, основные правила написания делового письма:

Для правильного усвоения сути письма, необходимо несколько раз повторить в тексте просьбу, обращенную к адресату;
- в письме-отказе важно указать причины, по которым данная просьба не может быть удовлетворена;
- отклонение предложение является формулой отказа.

Язык деловой переписки.

Важно, чтобы читатель деловой переписки улавливал только ее суть, а не то, каким языком она написана. Именно в этом условии и заключается мастерское владение правилами написания делового письма, которое вырабатывается в течение многолетнего опыта.

Следует помнить, что в деловом письме:

Необходимо употреблять простые слова при этом, не обедняя содержание;
- чаще употреблять глаголы, а не прилагательные – это позволит сделать текст письма динамичным;
- держаться ближе к смыслу обращения, не вдаваясь в детали и рассуждения;
- не употребляйте длинных предложений, поскольку они рассеивают внимание читателя;
- переход между фразами должен быть логическим и незаметным;
- используйте как можно меньше местоимений.

Деловое письмо отличается грамотностью и стилистикой.

Оформление деловой переписки.

При написании делового письма следует помнить, что верхняя часть (1/4 листа А4) должна оставаться свободной для фирменного бланка. Также в верхнем углу письма указывается исходящий номер и дата, которые фиксируются в специальном журнале исходящей почты.

В левом нижнем углу указывается должность, фамилия и подпись руководителя, а в самом конце листа указывается фамилия исполнителя делового письма с номером его телефона для дополнительной информации.

Таким образом, деловое письмо состоит из трех частей: суть просьбы, ее обоснование и вспомогательной информации.

При ответе на письмо, следует в первой части содержания сослаться на последнее письмо данного адресата. Если имеет место зарубежная переписка, то для лучшей наглядности необходимо приложить к письму буклет, ссылка на который будет указана в данном письме. Очень важно завершить такое письмо благодарностью за сотрудничество и фразой «Искренне Ваш (имя)…»

Писать обращения к чиновникам - это целая наука. От того, правильно ли написано обращение, зависит половина успеха. Причем в деле написания обращений крайне важны как форма, так и содержание.

Эта инструкция написана на основе самых современных данных науки войны общения с чиновниками. Наука эта быстроразвивающаяся. Поэтому, если у вас есть замечания и предложения по улучшению инструкции - они всячески приветствуются.

В инструкции многабукаф, но они важные и полезные. Чтобы потом не было мучительно больно, рекомендуется дочитать до конца.

А вот форма коллективных писем (которые востребованы в бОльшей части случаев) почему-то малоизвестна. Например, мне до сих пор задают вопросы, можно ли сдавать копии подписей (!).

Форма коллективного письма

Коллективное письмо состоит из двух частей:

1. само письмо


2. копии подписных листов

1. Почти всегда для решения проблемы приходится писать письма в разные инстанции. В случае сбора подписей на отдельных подписных листах вы собираете подписи один раз - и спокойно прикладываете копии к любому количеству обращений в инстанции, а не собираете подписи каждый раз заново.


2. Оригиналы подписей, отданные в цепкие лапы чиновников, могут «исчезнуть». Если оригиналы хранятся у вас, они никуда не исчезнут.

1. Текст, под которым вы подписываетесь, должен быть на КАЖДОМ подписном листе. Подписываться на листе, на котором есть только таблица для подписей, без текста, НЕЛЬЗЯ НИ В КОЕМ СЛУЧАЕ. Копии таких подписей могут быть потом подложены сотрудниками управы или префектуры к любому вредоносному тексту.

1. Нельзя подписываться на обратной стороне подписного листа. Копии обратной стороны подписного листа - это подписи без текста, их тоже можно подложить к чему угодно.

«Труднее всего человеку дается то, что дается не ему».
М. Жванецкий

Наверное, каждому хоть раз в жизни приходилось сталкиваться с тем, что возникала острая необходимость написать деловое письмо руководителю коммерческой компании, партнеру, чиновнику или на худой конец в ЖЭК. Но если вы считаете себя бизнесменом, пусть даже и начинающим или собираетесь открыть свой бизнес, пусть даже в далеком будущем, вы обязаны научиться грамотно, писать деловые письма.

Так чем отличается просто письмо от делового письма?

Прежде всего, отсутствием эмоциональных составляющих, и преобладанием логики и прагматического, рационального изложения вашей просьбы или предложения. Бизнесмена, владельца компании или руководителя крупного, и даже не очень крупного предприятия, в отличие от просто «потребителя», навряд ли заинтересует ваше эмоциональное и вдохновенное письмо к нему с просьбой о сотрудничестве, оказании помощи или установлении каких-либо иных дружеских отношений.

Прежде всего, вы должны понимать, что пишите Деловое письмо, так и пишете его по делу! Многие сейчас про себя скажут, что за «каламбур», ясно же, что Деловое письмо отличается от остальных четким пониманием: «Кому», «Зачем» и «Почему». Я читал немало писем и предложений, и, к большому сожалению, в некоторых письмах смысл постоянно ускользал, и в конце письма было совсем не понятно, что же вообще хотел попросить или предложить автор.

Поэтому, что бы смысл и идея письма не «растекались по древу», вы для себя должны ответить на следующие вопросы:

1. Кому вы пишете письмо, не ошиблись ли адресатом?
2. Зачем вы пишите письмо, что вы хотите предложить или попросить? Понятны ли ваши доводы, стиль изложения и убедительны ли ваши аргументы для Адресата? И какую выгоду он получит от сотрудничества с вами?
3. Почему вы это делаете? Какой результат вы хотите получить? На какие дальнейшие действия вы намерены «спровоцировать» Адресата?

Для деловых писем разработан соответствующий ГОСТ Р 6.30−2003, который описывает основные требования по содержанию и оформлению документов. Более подробно вы можете ознакомиться с данным ГОСТом, приобретя его в магазине деловой книги, и использовать в дальнейшем при оформлении вашего делопроизводства.

Но, на некоторые важные моменты я хотел бы обратить особое внимание:

1. Шапка делового письма должна содержать обращение к Адресату. Оформляется немного ниже регистрационного номера: в верхнем правом углу указываются Должность и Ф.И.О. Адресата. Ниже можно указать Тему письма. Еще ниже, по центру оформляется Обращение. В обращении следует выразить уважение с помощью общепринятых слов: «Уважаемый», «Господин», «Госпожа» (сокращения не допустимы). Шапку обычно выделяют жирным шрифтом.

Например:

Исх. № 01 от 20.04.2012

на Вх. № 01 - РиК от 01.01.1930

Директору

ООО «Рога и Копыта»

Бендеру О.И.

«О партии бракованных рогов,

поставленных 01.01.1930г.»

Уважаемый Остап Ибрагимович,

1. Вступление. Во вступлении необходимо кратко определить суть письма. Можно начать традиционно: «Довожу до Вашего сведения…», «Прошу Вас…», «В настоящее время…» и т.д. - если письмо пишется от первого лица.

Если обращение исходит от юридического лица, то повествование идет от третьего лица (Например, «Наше предприятие предлагает…»).

Причем, как во вступлении, так и в следующем тексте письма следует местоимение Вы и все его формы (Вас, Вам, Вашего) писать с большой буквы.

1. В Заключение письма подводятся итоги написанного, нередко пишется просьба или предложение. Например: «Учитывая изложенное выше, прошу Вас…».
2. Основной текст делового письма традиционно завершается фразой: «С уважением,…» - если предполагается нейтральное обращение. Если, вы лично знакомы с Адресатом, то можно закончить письмо фразой - «Искренне Ваш,…».

Например:

Искренне Ваш,

Подпольный миллионер (подпись) А.И. Корейко

Должность, Ф.И.О. (печатаются сначала имя и отчество, а затем фамилия), подпись ставится собственноручно.

1. Завершается деловое письмо информацией об отправителе, которая должна содержать его Ф.И.О. (желательно полностью) должность, и контактный номер телефона. Это необходимо, если Адресату или его представителю нужно будет связаться для получения дополнительной информации. Так же можно указать ответственное лицо (Ф.И.О.), и его контактный номер телефона. Да кстати, не забывайте, вместе, с номером телефона указывать и код города. Не заставляйте Адресата тратить время на поиск данной информации.

Я хочу так же обратить ваше внимание на некоторые моменты, связанные с изложением самого письма. Я в свое время использовал различные варианты изложения письма, вплоть до использования НЛП, но все это давало мало практической пользы, так как сам стиль делового письма весьма консервативен, и письма которые не соответствуют данному стилю, просто не проходили дальше «таможенного контроля», в лице секретаря компании. Поэтому, я отказался от экспериментов и стал писать, так, как того требует деловой стиль.

Запомните, ваше письмо должно содержать три основных раздела, это введение, аргументация и заключение. Многие авторы письма сразу переходят к делу, не введя собеседника в курс этого дела. Конечно, если письмо достаточно длинное, бизнесмен может, и не будет читать введение, а сразу перейдет к сути. Но он, так же может вернуться к началу письма, если эта «суть» его заинтересует. В заключении вам необходимо написать, то, что вы хотите получить. В письме не должно быть, ни каких двойных толкований, только, одна ясная мысль, через все ваше письмо. Для этого неплохо было бы вспомнить Аристотеля, который 300 лет до нашей эры, рассматривал логику высказываний и сформулировал на ее основе логические законы:

1. Закон тождества - понятие должно употребляться в одном и том же значении в ходе рассуждений;
2. Закон противоречия - «не противоречь сам себе»;
3. Закон исключенного третьего - «А» или «не-А» истинно, третьего не дано».

Согласно правилам написания, основная часть делового письма логически последовательно должна раскрывать содержание просьбы или предложения, делая ее понятной для Адресата. Все предыдущие абзацы, должны логически перетекать в следующие. Приводите по необходимости конкретные факты, цифры. И не забывайте, что «краткость - сестра Таланта». Помните, что слишком длинный текст может «утомить» Адресата, он может отложить ваше письмо, и не узнать, в чем смысл вашего уникального предложения.

И только после того, как вы посчитали, что ваше письмо окончательно написано, обязательно проверьте его на наличие орфографических и пунктуационных ошибок. Проверьте еще раз его логическую последовательность и читабельность всего текста (лучше всего прочитать его вслух).

Если вы по неосторожности или в спешке допустите орфографические ошибки, то это будет конфуз. Как можно будет «вести дела» с компанией, которая распространяет письма с ошибками? Будьте бдительны!

В заключении, хотелось бы сказать, что ваше письмо также будут встречать сначала по «одежке», необходимо обратить особое внимание на качество бумаги, на которой отпечатано письмо, на оформление, не потеряет ли письмо форму при транспортировке, захотят ли его взять в руки. Если в этом плане все благополучно, то аккуратное, логически последовательное, раскрывающее суть, грамотно написанное деловое письмо, склонит Адресата к положительному решению в вашу пользу. Пишите письма!

Вернуться назад

С какими бы целями не составлялись деловые письма, пишутся они для достижения желаемой цели в бизнесе. Не любой сотрудник организации обладает должной компетентностью в области деловой переписки, при неумелом подходе есть риск и вовсе испортить репутацию фирмы одним письмом. Зато если воспользоваться услугой составления письма в нашем агентстве, адресат наверняка заинтересуется сотрудничеством с вами.

Назначение деловых писем

Деловые письма не теряют актуальности в решении рабочих вопросов и маркетинговых задач. Информация, оформленная письменно, удобна тем, что к ней всегда можно вернуться или апеллировать при решении спорных вопросов. Письменный текст позволяет более емко и четко формулировать мысли, нежели устное общение. К тому же с некоторыми адресатами есть возможность связаться только посредством отправки делового письма. И чем выше статус этого адресата, тем профессиональнее должен быть составлен текст. Виды деловых писем так же разнообразны, как и сфера деловых отношений. Деловая переписка может быть коммерческой (желание заключить сделку, претензия к стороне сделки) и некоммерческой (благодарственное, информационное, гарантийное письмо, письма-просьбы, -приглашения, -напоминания и т. д.) По функционалу различают инициативные письма и письма-ответы, а также сообщения, не требующие ответной реакции.

Как правильно писать деловые письма.

Особенности структуры и текста делового письма

Деловые письма имеют четкую композицию:

Во введении указываются цель и причина письма, дается ссылка на документ, послуживший отправной точкой для данного послания;

В основной части описывается положение дел, дается анализ ситуации, аргументация.

Характер доказательств зависит от направленности письма: например, убедить прийти на конференцию, вложить инвестиции в проект, приобрести товар;

В заключении делается вывод на основании вышесказанного: предложение, просьба, отказ, пожелание и т. д.

Перед текстом письма всегда размещают вежливое обращение к адресату (Например, «Уважаемый Сергей Михайлович!») А также в начале или в конце текста присутствует формула вежливости, составляемая по канонам деловой переписки. Формулы вежливости обычно начинаются так: «Выражаю признательность за оказанное содействие… / благодарность за приглашение… / надежду на плодотворное сотрудничество…». При написании такого рода писем соблюдается деловой стиль. Его особенности: лаконичность, ясность, однозначность, использование терминов, нейтральный тон, стандартизированность.

Трудности в составлении деловых писем

Быть хорошо осведомленным об адресате и той информации, которой он уже владеет по вашему вопросу;

Знание правил русского языка и особенностей делового стиля: языковых формул, правил составления предложений и проч.;

Правильное и уместное использование терминологии;

Корректность в обращении к адресату.

Как грамотно писать деловые письма.

Словари, образцы составления деловых писем могут помочь вам справиться с этой задачей своими силами. Но если нет достаточно компетентного сотрудника или времени на подготовку к составлению деловых писем, эту услугу может оказать профессиональное агентство. Специалисты коммуникационного агентства Comagency помогут вам разработать фирменный бланк, собрать необходимые документы для убедительной аргументации, составить грамотное и презентабельное деловое письмо, улучшая тем самым имидж вашей организации.

Как научиться писать деловые письма

Посмотрите видео ниже, где легко и просто рассказывается, как научиться писать деловые письма, даются четкие и понятные рекомендации и практики для тренировки:

Что вы планируете заказать на аутсорсе в 2017году

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения о чем-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Деловые письма составляются для информирования корреспондента, сообщения ему сведений, которые могут быть ему чрезвычайно важны, письма пишут в целях получения необходимой информации, в целях установления контакта, налаживания деловых связей, чтобы в дальнейшем можно было осуществлять совместную деятельность, совершать сделки и др. Деловое письмо – это средство оперативного информационного обмена при реализации совместной деятельности. Письмо может использоваться как подтверждение устных договоренностей, как гарантия взятых на себя обязательств, как требование выполнения взятых на себя условий, как напоминание. Кроме того, в любом из этих случаев деловое письмо – это всегда способ презентации фирмы. Также как первое впечатление от человека надолго определяет отношение к нему, так и бланк письма, конверт, оформление письма и, наконец, – текст, способны произвести благоприятное или неблагоприятное воздействие на получателя письма. Так что, если вы хотите, чтобы это воздействие было благоприятным, деловое письмо должно быть безупречным во всех отношениях.

Деловое письмо не должно быть длинным. В деловых отношениях дорога каждая минута, поэтому нужно выражать свои мысли сжато, просто, понятно. В письме должна быть только та информация, которая непосредственно относится к делу. Письмо должно быть составлено логично, ясно, понятно. В деловом письме следует употреблять сложные языковые обороты, сложные понятия, при этом деловое письмо не должно быть сухим, оно должно заинтересовать адресата. Вместе с тем, это не означает, что письмо должно быть эмоциональным, тем более, – экспрессивным. Даже если сама ситуация достаточно напряженная, вызывает серьезные опасения или обеспокоенность, в письме следует сдерживать эмоции, тон письма должен быть внешне спокойным, нейтральным. Тем более в письме не допустима фамильярность. Разговорная манера общения, неофициальный стиль – не для делового письма.

К деловым письмам предъявляются следующие требования:

− деловое письмо составляется на специальном бланке – бланке письма (для других видов переписки также могут использоваться специальные бланки: бланки телеграмм, бланки факсограмм, бланки телефонограмм);

− оформление делового письма должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 ;"

− деловое письмо подписывается руководителем организации, или его заместителем, или иным должностным лицом в соответствии с принятым в организации распределением обязанностей между руководством;

− письмо должно быть посвящено одному вопросу, в письме может рассматриваться несколько вопросов только в том случае, если эти вопросы взаимосвязаны и по ним будет приниматься одно решение;

− письмо не должно быть большим по объему (большинство писем — до одной страницы текста и лишь в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать более одной страницы текста);

− на инициативное письмо (просьбу, запрос, требование и др.) должен быть дан ответ;

− деловое письмо должно составляться грамотно, аккуратно, без исправлений;

− деловое письмо должно содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Для подготовки и оформления деловых писем используется компьютерная техника. Официальный характер деловой переписки и этика делового общения требуют высокого качества изготовления документов на печатающих устройствах, при этом следует соблюдать:

− единый стиль оформления документа;

− установленные размеры служебных полей;

− правильное расположение адресата, подписи, даты, регистрационного номера и других реквизитов;

− одинаковые абзацные отступы, если абзац начинается с красной строки;

− четкие, ясные оттиски знаков;

− ровную линию строк, букв;

− одинаковые пробелы между знаками, буквами и цифрами.

Составление документов, передаваемых по каналам электросвязи, имеет свои особенности и предполагает:

− наличие служебных заголовков;

− ограничение объема сообщения;

− использование установленного ограниченного набора сокращений;

− оформление в соответствии с правилами, установленными органами связи.

Из всего ранее сказанного вытекает, что составление текста и оформление письма требуют к себе творческого отношения. Каждый специалист должен быть не только компетентным в своей области деятельности, но также быть грамотным, владеть мастерством формулирования мыслей и оформления их в рамках требований действующих нормативных документов. Теоретические положения, как бы полно они ни излагались, требуют для своего усвоения и практического приложения показа макетов, образцов и примеров конкретного их воплощения.

Навыки ведения переписки, как правило, вырабатываются с опытом, поэтому составителю писем нужно внимательно изучать предшествующую переписку организации, использовать ранее составленные специалистами письма как образцы, изучать правила ведения переписки, анализировать особенности составления текстов писем по тематике организации, учитывая ее цели, задачи, специфику деятельности. Немаловажную роль играет и общая культура человека, его знания, навыки, кругозор, поэтому очень важно постоянно работать над собой, повышать общую культуру, в том числе и культуру делового общения, и культуру речи.

Подготовка письма включает следующие стадии:

Изучение существа вопроса;

Сбор необходимых сведений, в том числе из предыдущей переписки;

Подготовка проекта письма;

Согласование проекта (при необходимости);

Подписание руководителем.

Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководителя предприятия.

Деловые письма оформляют на бланках писем по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов («штампом»). Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используются реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями. Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 используют, если письмо не превышает 7-8 строк.

Первая страница письма печатается на бланках, остальные – на чистых листах бумаги формата А4.

Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах.

Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

При оформлении деловых писем используются следующие реквизиты:

− Государственный герб Российской Федерации;

− герб субъекта Российской Федерации;

− эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

− код организации;

− основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

− идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

− код формы документа;

− наименование организации;

− справочные данные об организации;

− дата документа;

− регистрационный номер документа;

− адресат;

− резолюция;

− заголовок к тексту;

− отметка о контроле;

− текст документа;

− отметка о наличии приложения;

− подпись;

− визы согласования документа;

− оттиск печати;

− отметка об исполнителе;

− отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

− отметка о поступлении документа в организацию;

− идентификатор электронной копии документа.

Перечисленные реквизиты можно разбить на три группы:

− реквизиты бланка письма: Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП); код формы документа; наименование организации; справочные данные об организации;

− реквизиты, используемые при составлении делового письма: ссылка на регистрационный номер и дату документа; адресат; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись; визы согласования документа; печать; отметка об исполнителе;

− реквизиты, используемые при работе с деловыми письмами и необходимые для организации документооборота, исполнения писем, систематизации писем и организации их хранения: дата документа; регистрационный номер документа; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в организацию; идентификатор электронной копии документа.

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызывающие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы. В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.д.).

Текст письма составляется от первого лица множественного числа: «просим…, направляем…», или третьего лица единственного числа – «предприятие считает…, организация рассмотрела…».

Если письмо оформлено на должностном бланке руководителе организации, то текст, как правило, излагается от первого лица единственного числа: «предлагаю…, прошу…».

Текст письма может начинаться с обращения.

Это небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддерживанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный характер. Обращение печатается центрированным способом.

Уважаемый Михаил Петрович!

Госпожа Петрова!

Уважаемый господин Смирнов!

Господин Президент!

Уважаемые коллеги!

Письмо обычно составляется по схеме: вступление, основная часть, заключение.

«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27.06.2003 № 620 «Об утверждении Типового положения….».

В основной части излагается описание события, сложившейся си­туации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний.

В письмах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименования учреждений, организаций и должностей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать официальным названиям.

Заключительная часть текста может заканчиваться ожиданием на исполнение просьбы, а также формулой вежливости:

Письмо может содержать только одну заключительную часть.

Отметка о наличии приложений печатается двумя интервалами ниже текста письма от левой границы текстового поля в том случае, если письмо предусматривает приложение к нему.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами.

Визы согласования оформляются на экземпляре письма, остающегося в деле. Визы проставляются в нижней части листа письма.

Отметка об исполнителе печатается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левой части документа.

Датой письма считается дата его подписания.

Письма подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей и закреплением за ними права под­писи документов в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях.

Перед реквизитом «подпись» может также располагаться формула вежливости, которая печатается с абзаца и отделяется от должности запятой, например:

Формула вежливости может выглядеть следующим образом:

Искренне Ваш, …

С наилучшими пожеланиями, …

С искренней признательностью, …

С уважением, …

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми, материальными средствами и др. Печатью заверяются письма, содержащие обязательства (гарантийные письма), подтверждающие факты, события, письма финансового содержания.

Оттиск печати на документе может захватывать часть наименования должности, но не подпись должностного лица. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Макет делового письма представлен на рис. 7.

Если текст письма состоит из двух и более абзацев, то письмо начинается с 5-го знака (от линии поля). Текст без абзацев может печататься непосредственно от границы левого поля.

Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; доказательную часть; заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр.

Возможен обратный порядок построения письма: заключительная часть приводится перед доказательной. Этот порядок характерен для писем вышестоящих организаций.

Приложение: на … л., в … экз.

Наименование должности

руководителя (подпись) И. О.

Должность

(подпись) И. О. Фамилия

00.00.0000

Исполнитель (И.О. Фамилия)

Телефон (000 00 00)

Идентификатор электронной копии документа

Рис.7. Макет делового письма

Дата публикования: 2014-10-19; Прочитано: 6692 | Нарушение авторского права страницы

Studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2018 год.(0.008 с)…

План письма

1. В первой вводной фразе сообщите о цели Вашего письма-представлении Вашей компании, продукта, услуг.

I am writing to you to introduce our company.

Я пишу Вам, чтобы представить нашу компанию.

I am very pleased to introduce our company.

Я рад представить нашу компанию.

Further to our telephone conversation I am very pleased to write you more about our company and its products.

Продолжая наш телефонный разговор, я очень рад сообщить Вам больше о нашей компании и продуктах, которые она производит.

With reference to our telephone conversation of May 19 regarding the educational software, I am very pleased to inform you.

В соответствии с нашим телефонным разговором от 19 мая, по поводу обучающих программ я очень рад сообщить Вам.

I am writing to you in connection with…

Я пишу Вам по поводу…

With reference to our telephone conversation this morning I am writing you to confirm…

Согласно нашему телефонному разговору сегодня утром, я пишу Вам, чтобы подтвердить…

I am writing to you regarding…

Я пишу Вам относительно…

You may remember we met and exchanged addresses at the CeBIT’2004 in Hannover.

Вы, возможно, помните, что мы встречались на выставке CeBIT’2004 в Ганновере и обменялись адресами.

We are a company which imports tools for the industrial and do-it-yourself markets.

Наша компания импортирует инструменты для промышленности и «Сделай сам» потребителей рынка.

2. Перечислите основные достоинства, новшества, преимущества предлагаемого продукта, услуг.

This is a new reviewed edition including more than 20 new pictures.

Это новое, исправленное издание, которое включает более 20 новых картинок.

3. Определите сегмент рынка, на котором Вы предлагаете представить Ваш продукт. Определите потенциальных потребителей.

Our customers are small entrepreneurs.

Наши потребители – предприниматели малого бизнеса.

We are working for teens.

Мы работаем для подростков. Мы производим продукты для подростков.

We suppose that our products will be of interest for young families and people with rather low income level.

Мы полагаем, что наши продукты будут интересны молодым семьям и людям с довольно низким доходом.

4. Выскажите конкретное предложение о сотрудничестве: оптовая или розничная продажа, лицензионное соглашение, создание дистрибьюторской сети и пр.

We are particularly interested in long term working relations.

Мы, в частности, заинтересованы в догосрочных рабочих отношениях.

We are looking for German companies to create a chain of retailers.

Мы ищем немецкие компании для создания розничной сети.

In fact we are interested in license agreements only.

В действительности, мы заинтересованы только в лицензионных соглашениях.

5. Если Вы прилагаете образцы продукта, необходимо объяснить, какие это продукты из серии предлагаемых.

I am enclosing 5 copies of the software mentioned above.

Я прилагаю 5 образцов программ, упомянутых выше.

Please find enclosed 3 units of the «Smart Styler» for evaluation.

3 образца продукта «Smart Styler» приложены для проведения испытаний и оценки.

6. Выразите готовность ответить на все вопросы, которые могут возникнуть в процессе оценки продукта.

If there is any further information you require, please contact us.

Пожалуйста, дайте нам знать, если Вам требуется дальнейшая информация.

We will be pleased to supply any further information you require.

Мы будем рады снабдить Вас любой требуемой информацией.

Please do not hesitate to get in touch if you need any further information.

Пожалуйста, сообщите нам, если Вам нужна дальнейшая информация.

7. Закончите письмо стандартной фразой, выразите надежду на сотрудничество.

Hope to hearing from you soon.

We look forward to hearing from you.

Надеемся скоро получить от Вас ответ.

We look forward to doing business with you.

Надеемся на совместную работу.

We would be grateful for an early reply.

Мы были бы рады Вашему скорому ответу.

Hope for future cooperation.

Надеемся на совместную работу. С надеждой на совместную работу.

8. Ваши подпись, имя и должность

Золотое правило:

Перечислять все достижения, преимущества Вашей компании, продукта, сервиса, ваши личные нужно честно, без излишних преувеличений. Любую информацию можно легко проверить.

Золотое правило:

Деловое формальное письмо должно быть написано как личное, только ему одному, получателю, адресованное. Никаких холодных, формальных фраз!

Весь мировой бизнес построен на личных взаимоотношениях, и их надо строить!

Золотое правило:

Письмо должно быть как информативным, так и лаконичным и, занимать не более одной страницы. Помните, больше одной страницы никто не станет читать. Закончить письмо следует прямым указанием, что Вы ожидаете от этой компании. Именно эта заключительная фраза запомнится больше всего.

Золотое правило:

При написании любых писем следует всегда руководствоваться формулой:

KISS = Keep It Short and Simple

Пример 1. Представления компании – разработчика обучающих компьютерных программ.

I am very pleased to introduce you our company and its software products for possible cooperation with your company.

Our interactive software products «Open» versions contain the last achievements of the modern technologies and make educational process very attractive and effective. This «Open» version is a unique combination of possibilities to listen and read texts, make computer experiments and solve a set of problems. I would like to point out that there are no such quality educational software products on the German market at the moment.

«Open» version is highly recommended for high school and college students as well as for self education.

This «Open» version includes at the moment:

«Open Physics» (2 parts, 2 CD-ROMs), German/ English/Russian/French, and

«Open Math» (6 parts, 6 CD-ROMs) German/ English/Russian/French.

The software mentioned above was developed by joined venture Open Learn Inc. (USA) – MATHEMATIC Ltd. (Russia) and widely used in USA, Russia and Europe.

Since our business is expanding in German speaking part of Europe, we are interested in long term contacts with German software retailers and consider Media Surep-Market to be one of the best.

Therefore, please, find the «Open» set enclosed for your review and evaluation.

I’m looking forward to hearing from you soon.

Sincerely yours,

Пример 2.

Would «Seans Printers» be interested in marketing the exciting new ink-cartridges from «Russian Rainbow ink»?

I have developed and own all the rights to perfect ink-cartridges for «Seans Printers» which I feel could be selling exceptionally well in a printers industry such as yours.

The new ink-cartridge offers a variety of benefits to its users.

The colours of ink are perfectly fresh and bright.

The cartridge itself is the same size as the item you are using now, but contains two times more different colours.

The quality of printing is higher in comparison with the current models you used.

I honestly believe that this product would fit very well with the realistic pricing and strong distribution channels that seem to be the hallmark of «Seans Printers».

This letter is not a broadside attempt to attract anyone and everybody who would be interested in new ink-cartridge.

It is being sent solely to «Seans Printers», and I would truly appreciate you getting back to me as soon as possible so we could discuss the prospects of this issue further.

Please consider the new ink-cartridge and let me know your thoughts!

Пример 3.

Предложение производить и продавать в России продукт, принадлежащий зарубежной компании.

I would like to explore the possibility of doing some business with your company.

I recently visited Boston and needed some toy as a present for my own personal use. I bought the «Selfeducable Box» developed by your company and it did exactly what I needed.

The thought struck me that if packaged correctly and properly markrted, this product could prove to be a very effective promotional tool, at least for education.

I propose to produce and package your product, along with complementary products, and sell it in Russia initially to our clients in the book stores and libraries field. We believe that this more direct approach to selling you product would help establish some significant long term relationships.

I would like to know what could be worked out in the way of a royalty/licensing agreement for us to use the «Selfeducable Box». As an alternative means to sell your product, this could prove to be an excellent way to «Magic Tools» and «Selfeducable Box» to the Russian market that is, at the current moment, untapped.

I would appreciate your thoughts.

Sincerely yours,

Пример 4.

Предложение найти издателя за рубежом для книги российского автора.

As a follow up to our discussion yesterday, I am enclosing a copy of our «Emergent Markets» book which was published by Moscow Business Press. It has been received very well by the press.

By the spring of 1999, the book will have been published in four languages: Russian, Chinese, Danish and Slovenian. As I mentioned to you, I would very much like to also see an American edition. I believe the issue of Emergent Markets will be very timely in USA. Could you help me to find a good publisher? I would be most grateful.

As such cooperation evolves; I would also like to look into the possibility of talking to some of your colleagues in the Bergamon Press in the same subject.

Do you think there would be an interest?

I am looking forward to hearing from you.

With kind regards,

Yours sincerely,

Пример 5.

Предложение получить заочное бизнес-образование.

Dear Mrs Vancouver

Thank you for your interest in the World Open University Business School.

The Business School provides management development designed for people in full-time employment. In choosing this type of programme you will be able to focus on your own organisation and situation as a basis for practical assignment, whilst gaining insight into other organisations and industries from case studies and from interaction with your local study group.

The World Open University is the world’s leading university in «Supported Open Learning». It has more experience and expertise than any other university in providing effective, high quality education for adults in full-time employment.

Our programmes are relevant to your work and career, and guarantee flexibility, where you learn at a pace which fits in with your other commitments.

The World Open University is a recognised British state-university, and the Business Schooul’s MBA is acceredited by AMBA, which accredits only the top 30% of all Europeam MBA programmes.

Before deciding on your next step, take advantage of our local advisory service! We offer regular information evenings in Moscow and St.Peterburg or the choise of a personal appointment at a time convenient to you.

Пример 6. Ответ на газетное объявление о предложении представлять Российскую компанию в США.

Re: Your Advertisement in the Business Weekly

I learned from the Business Weekly that you are interested in representing Russian companies in the United States.

Our company is not yet represented in the USA. Last year we commissioned a market research institute to investigate the market there for sales of our products. The results of the study were very encouraging, and we are therefore now looking for a representative in this region.

The Business Weekly wrote very highly about your achievements as a new start– up company, so I think that we could cooperate successfully.

Therefore could you please let me have some references and a list of the companies which you represent?

Please mail or fax me the references, together with the name and telephone number of a contact with whom I can discuss the project in detail.

With hope for future cooperation.

Sincerely yours,

Упражнение 1. Предложение представлять зарубежную компанию в России.

Ниже приведен текст письма-предложения представительских услуг российской компанией для некоторой зарубежной компании. Текст письма разбит произвольным образом. Пользуясь приведенным выше планом составления таких писем, составьте буквенную формулу реального письма. Результат проверьте, нажав кнопку «Проверка».

Dear Mr Heathrow

d. If you are interested in being represented in Russia, I am confident that you would be satisfied with our services.

b. Our company «Soft-System» has been working in the software industry for more than 10 years, and we are very interested in representing you and selling your system software in Russia. Please let us know if you are interested in distributing your software in Russia.

a. We received your address from the Moscow branch of the American Chamber of Commerce.

e. We enclose a brochure and further details of our organization for your information.

f. I look forward to hearing from you soon,

c. We currently represent two American and one French company of great renown here in Russia. I would like to point out that we enjoy above average sales results. We employ a well-trained and efficient sales staff, and also have adequate facilities and means of transportation.

Sincerely yours,

Правильный ответ: a, b, c, d, e, f.

Ниже приведен восстановленный текст письма.

Пример 7. Предложение представлять зарубежную компанию в России.

Dear Mr Heathrow

We received your address from the Moscow branch of the American Chamber of Commerce.

Our company «Soft-System» has been working in the software industry for more than 10 years, and we are very interested in representing you and selling your system software in Russia. Please let us know if you are interested in distributing your software in Russia.

We currently represent two American and one French company of great renown here in Russia. I would like to point out that we enjoy above average sales results. We employ a well-trained and efficient sales staff, and also have adequate facilities and means of transportation.

If you are interested in being represented in Russia, I am confident that you would be satisfied with our services.

Обещания: – настоятельной, спектр (услуг) – широким, скидки – значительными / незначительными, предложение – конструктивным, разногласия – существенными / несущественными, рентабельность – высокой / низкой, расчеты – предварительными или окончательными и т. п.

Благодарственное письмо поставщику

Письмо #1:
Уважаемый Иван Иванович ,

выражает свою благодарность ООО «Делопись.ру» за взаимовыгодное и плодотворное сотрудничество в течение нескольких лет.

Ваша компания – это компания, с которой действительно интересно работать, так как «Делопись.ру» очень динамично развивающаяся компания, каждый год выпускающая на рынок новинки продукции отменного качества. Хотелось бы отдельно отметить, который спустя всего полгода после выхода на рынок, смог завоевать своего постоянного покупателя.

С нетерпением ждем выхода.

Надеемся, что на грядущей в сентябре 2013 года выставке ООО «Делопись.ру» в очередной раз порадует нас своими новинками.

«Делопись.ру» – это команда профессионалов, с которыми можно иметь дело!

С уважением,
Петр Петров

Письмо #2:
Уважаемый Иван Иванович ,

Компания «Делопись.ру» является неоднократным победителем в конкурсах на закупку продукции и услуг для государственных нужд, зарекомендовала себя надежным партнером-поставщиком.

За весь период сотрудничества, начиная с 2005 года, поставки осуществлялись в срок и в полном объеме.

В процессе работы сотрудники компании проявляли высокий уровень профессионализма и коммуникабельности.

Выражаем свою благодарность за многолетнюю совместную работу и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

С уважением,
Петр Петров

Письмо #3:
Уважаемый Иван Иванович ,

Настоящим письмом выражаем благодарность компании «Делопись.ру» за своевременное соблюдение сроков поставки, проведение работ по установке бригадой профессиональных монтажников, обладающих большим опытом и высоким профессионализмом в своей области. Особенно хотелось бы отметить высокое качество продукции, которое на протяжении всего периода эксплуатации зарекомендовало себя с лучшей стороны.

С уважением,
Петр Петров

Письмо #4:
Уважаемый Иван Иванович ,

Компания выражает Вам свою благодарность и признательность за качественную и своевременную поставку оборудования, за внимательный подход к поставленной задаче.

Также хотим выразить личную благодарность начальнику отдела Алексею Александровичу Семченко за профессионализм, терпение и умение в кратчайшие сроки решать вопросы.

С уважением,
Петр Петров

Письмо #5:
Уважаемый Иван Иванович ,

благодарит ООО «Делопись.ру» за своевременную поставку продукции на ремонтные объекты города Тверь .

зарекомендовало себя как надежный поставщик, осуществляющий отгрузку оборудования в полном объеме и точно в срок. Поставляемая продукция неизменно высокого качества, прошедшая все необходимые испытания и сертификацию.

Кроме того, оказывает нашему предприятию информационную поддержку, осуществляя профессиональные консультации по всему спектру электротехнического оборудования.

Спасибо за сотрудничество, быструю реакцию на заявленные объемы. Мы готовы и в дальнейшем работать в совместных проектах.

С уважением,
Петр Петров

Письмо #6:
Уважаемый Иван Иванович ,

Благодарю коллектив компании «Делопись.ру» и Вас лично за успешное и плодотворное сотрудничество с нами на строительном рынке города Москвы .

За период нашей совместной работы компания «Делопись.ру» зарекомендовала себя как надежный поставщик качественной продукции, способный выполнять сложные задачи на высоком профессиональном уровне.

Искренне желаю Вам и Вашей компании процветания и дальнейших успехов в реализации новых проектов.

С уважением,
Петр Петров

Деловой документ — основное средство осуществления управленческой деятельности, фиксации и передачи информации. С помощью документа осуществляется координация деловой деятельности, а также накапливается информация. В крупной организации обычно составляются инструкции, в которых указывается, кто официально пишет документы, кто кому докладывает и в каких случаях, кто кому передает информацию и т.д. Одним из важнейших способов формализации передачи информации являются стандартные формы (бланки). Преимущество формы в том, что человеку, заполняющему ее, не нужно задумываться, когда, как и какую информацию требуется сообщить в данном случае; это значительно экономит время.

Удельный вес переписки в деловой жизни очень велик.

Правильно составленное отвечает следующим требованиям:

• достоверность и объективность изложения;
• полнота информации;
• краткость изложения (деловое письмо должно занимать не более страницы);
• отсутствие рассуждений и повествовательности;
• нейтральность тона изложения, но при этом доброжелательность, отсутствие грубости и иронии, вычурности, ложной вежливости;
• использование средств логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов.

Существует несколько видов делового письма. Так, не требуют непременного письменного ответа письма, содержащие предупреждение, напоминание, приглашение, подтверждение, отказ, письма сопроводительные, гарантийные, информационные, письма с извещением и распоряжением. Ответ следует обязательно написать на письмо с просьбой, обращением, предложением, запросом, требованием.

Этика делового письма

Неуважительность автора делового письма, даже если она завуалирована, всегда ощущается адресатом, что формирует стойкое отрицательное отношение к письму и его автору, несмотря на вроде бы безупречные приемы убедительности сообщения.

Особенно внимательно нужно подходить к письму, в котором содержится отказ. Нельзя начинать такое письмо с констатации отказа. Сначала следует привести убедительные объяснения. Употребляйте такие формулы: «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам...»; «К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным...»; «Глубоко сожалеем, но мы не можем удовлетворить Вашу просьбу...» и т.п. Место этой формулы — в последнем абзаце письма. При этом надо помнить правило: «Формулируя отказ, остерегайтесь потерять друга или заказчика».

Приведем примерный план письма-ответа, в котором содержится отказ в просьбе или отклонение предложения:

• повторение просьбы — адресат должен быть уверен, что его письмо внимательно прочитано и точно понята суть его просьбы;
• причины, почему просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято, — рациональная и психологическая подготовка адресата к последующему отказу;
• констатация отказа или отклонения предложения — формула отказа.

Язык делового письма

Академик Д.С. Лихачёв, блестящий знаток русского языка, в памятке для своих молодых коллег «О хорошем языке научной работы» писал: «Хороший язык не замечается читателем. Читатель должен замечать только мысль, но не язык, каким мысль выражена».

Уверенное владение письменной речью возможно при наличии многолетнего навыка. На первых порах целесообразно воспользоваться практическими советами специалистов:

• следует выбирать простые слова, но не обеднять язык;
• больше пользоваться глаголами, чем прилагательными: так текст получится динамичным и в то же время ненапыщенным;
• не начинать издалека, не отклоняться от темы, не описывать множество деталей;
• избегать длинных высказываний: они малоубедительны, поэтому следует быть кратким, использовать минимум придаточных предложений;
• переход от одной фразы к другой должен быть логическим и естественным, «незамечаемым»;
• проверять каждую написанную фразу на слух;
• употреблять минимум местоимений, заставляющих думать, к чему они относятся, какое слово они «заменили» (писать конкретно, а не «об этом», «то», «она/оно/они» и т.д.).

Деловое письмо должно быть грамотным и стилистически выверенным.

Оформление делового письма

Официальное письмо всегда пишется на фирменном бланке организации.

В левом верхнем углу исходящего письма (т.е. отправляемого из организации) указывается исходящий номер, который фиксируется в журнале регистрации документов организации. Обязательно указывается дата написания письма. В правом верхнем углу приводятся наименование организации (в именительном падеже), должность адресата и его фамилия. В левом нижнем углу размещаются должность, фамилия и подпись руководителя, а на 2 см ниже — фамилия исполнителя письма (без инициалов) и номер его телефона.

По существу и зрительно содержание письма состоит из грех блоков: о формула письма — в чем суть просьбы; о обоснование просьбы; о вспомогательная информация.

В ответном письме следует обязательно сделать вежливую ссылку на его последнее письмо. Если данным письмом открывается переписка с зарубежным партнером, нужно представить организацию, охарактеризовать ее цель и задачи в сфере международной деятельности. Эта часть письма предельно краткая, потому что основную информацию об организации должен дать приложенный к письму буклет (ссылка на который обязательна в письме). Такое письмо нужно завершить благодарностью за сотрудничество и/или выражением надежды на таковое в будущем. Проверенная формула — «Искренне Ваш (ваше имя)».

Хорошая письменная речь требует большого запаса слов и умения их соединять, что требует систематического и внимательного чтения художественной и научной литературы. Без постоянной подпитки гуманитарными знаниями полноценный лидер не состоится. Такой вывод делает выдающийся специалист по менеджменту Ли Якокка: «Спустя годы, когда мои дети спрашивали, чему учиться, мой неизменный совет сводился к тому, что им необходимо получить хорошее образование в области гуманитарных наук... Главное — это заложить прочные основы знаний в области литературы, хорошо овладеть устной и письменной речью».